Aprendiendo a escribir textos: ¿Cómo escribir un correo de trabajo?

¡Hola!

Hoy terminamos la trilogía de Aprendiendo a escribir textos que empezamos hace dos semanas, con el que es para mí el tema más interesante: los correos laborales.

Aquí os dejo los enlaces a las anteriores publicaciones:

¡Empezamos!

Tranquilo, todos pasamos por esto

El motivo por el cual este es mi tema favorito, es porque todos tendremos que escribir un correo laboral alguna vez en la vida.

Los puntos clave son:

  • Debemos omitir el lenguaje coloquial.
  • En un correo de trabajo hay que ser directo y transmitir un mensaje concreto. No se trata de expresar nuestra creatividad.
  • Muchas veces los correos se envían a una persona y se añaden otras muchas en copia. Revísalo antes de meter la pata en algún comentario.

Las formalidades

La diferencia entre un correo del servicio técnico de una empresa cualquiera con el servicio técnico de Amazon, por ejemplo, suele estar en las formas.

En el trabajo, las formas son algo importantísimo, y no solo en lo escrito, sino también en la comunicación oral.

  • Empecemos los correos con: “Buenos días”, “Buenas tardes”, “Hola María”, “Estimado cliente”…
  • Terminemos los correos con: “Saludos”, “Reciba un cordial saludo”, “Quedo a la espera de tu respuesta”, “Gracias de antemano”…
  • Tratemos a nuestro destinatario de usted siempre que sea un cliente o un compañero con el que no tenemos confianza todavía.
  • Si decimos que adjuntamos un archivo, revisemos antes de enviar si efectivamente lo hemos adjuntado (creo que Outlook te avisa si has escrito las palabras “adjunto” o “adjuntar” y no hay archivo).
  • Evitemos cosas como: “buenas”, “slds” o “ya tengo el informe listo jeje“.

No te vayas por las ramas

En ocasiones recibo correos de compañeros explicando una situación de bloqueo (es decir, una en la que hasta que otro grupo no termina algo, tú estás parado) y dan tantas vueltas, que necesitan un párrafo para lo que podríamos haber resumido en una única oración.

No se trata de esto. Si tienes que explicar a tu jefe o a tus compañeros algo, lo mejor es que seas directo, correcto y claro. ¿Qué me pasa? ¿Por qué? ¿Cuánto tiempo tardaré en volver a trabajar en ello? ¿Cuándo estará listo?

Con que estas preguntas tengan respuesta, tu jefe estará más que contento y tus compañeros tendrán claro el problema.

Si vas a tratar un tema delicado…

A veces tenemos que hablar con un cliente sobre un asunto del que sabemos poco, o pedirle a nuestro jefe unos días de vacaciones justo en la semana de una entrega y sabemos que la cosa se nos puede complicar.

En este caso, es importante conocer un poco más sobre nuestro interlocutor para saber cómo abordarle. Conocer a tu jefe es algo sencillo, solemos tener un mínimo de trato con él y más o menos nos hacemos una idea de lo que le gusta y lo que no (profesionalmente hablando, claro). En cuanto a nuestro cliente, siempre podemos preguntar a compañeros que hayan tratado previamente con él para saber si son más de recibir un trato informal, o si sólo les importan los datos numéricos…

Por aquí te dejo un enlace muy interesante sobre estilos comunicativos, personas y colores que te puede resultar entretenido 😉

Si quieres que todo el mundo vaya a la reunión…

Si vas a convocar un evento – reunión – utiliza las herramientas que tu servicio de correo pone a tu disposición. No envíes un correo normal, sino una invitación a un evento – con su fecha de calendario y recordatorios, márcala como mensaje importante y, para quedar como un rey, explica en ella “el orden del día”.

Correos para pedir trabajo

Antes de enviar un correo sentado en tu oficina, has tenido que ponerte en contacto con la empresa para coordinar horarios de entrevistas, enviarles tu CV…

Esta es una oportunidad maravillosa para lucirte. Es lo primero que verán de ti, si te sabes expresar correcta y educadamente.

Si una vez enviado el CV y pasada la entrevista, te cansas de esperar a que contacten contigo, te recomiendo que envíes otro correo preguntando por el proceso de selección. Siempre desde el punto de vista de que estás muy interesado en esa oferta.

Si te interesa profundizar en la búsqueda laboral, te dejo aquí un enlace a una entrada en la que hablo más sobre el tema.


¡Y hasta aquí hemos llegado!

¿Qué te ha parecido la trilogía? ¿Querrías que hiciera otra? ¿Sobre qué temas?

Feliz semana,

M.

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